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Mon quotidien pas toujours facile en tant qu’organisatrice d’événements

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Bonjour à tous !

J’ai dernièrement relancé les Kayane Sessions pour la rentrée 2015, et je souhaite toujours agrandir cet événement que j’ai créé pour pouvoir proposer de + en + de choses aux joueurs. Pour rappel, il s’agit d’une grosse session de training et/ou de fun (en fonction des objectifs de chacun) de jeux de combat, pouvant regrouper jusqu’à 200 joueurs environ.

Je reçois bon nombre de messages de ce style : « Pfff pourquoi y a même pas de Killer Instinct ou Tekken ? De vrais jeux de combat quoi lol » ou « Smash Bros Wii U c’est une grosse blague, les vrais sont sur Melee et y a même pas Melee… », « Sérieux faut ramener sa manette ?? Mais je peux pas la ramener moi… je vais faire comment ? », « Tout est toujours sur Paris, faut bouger un peu ailleurs… » etc…

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Je pense qu’il est temps pour moi de vous en dire davantage concernant les difficultés d’un organisateur d’événements communautaires et des associations qui se démènent pour faire vivre nos jeux multijoueurs préférés. Je suis loin de détenir la vérité absolue, loin d’avoir tout vécu. ..
Mais je vais vous faire part des motivations qui m’ont amené à organiser des événements, et surtout de toutes les galères qui ont suivies.

Qu’est-ce qui m’a motivé à faire des événements ? 

Je suis joueuse, animatrice mais peut-être que certains ne le savent pas, j’organise des événements depuis mes 17ans aussi.

J’ai commencé les tournois à 9ans, et j’ai rapidement rejoint une communauté de joueurs de jeux de combat avec qui j’ai grandi, avec qui j’allais m’entraîner chaque week-end. On appelle ça des « sessions« , quand le but est de venir jouer tranquillement pour s’entraîner et apprendre, et devenir meilleur. J’étais en école primaire et pourtant j’attendais impatiemment chaque week-end pour revoir mes amis joueurs et jouer à mon jeu de combat préféré. A l’école  il n’y avait personne pour comprendre ou partager cette passion avec moi donc je n’avais pas l’impression de pouvoir m’épanouir autrement qu’en jouant à ces sessions. Il faut savoir que les sessions se déroulaient toujours au domicile d’un joueur, il n’y avait pas de barcraft ou de salle de jeu où l’on pouvait facilement se rejoindre.

Avec l’arrivée du online, les sessions se sont faites + rares. Les quelques-unes qui continuaient de se faire étaient très prisées, et peu accessibles : puisque c’est au domicile d’un joueur, ce dernier invite avant tout son équipe, des amis de la communauté et éventuellement une dernière place au nouveau venu qui souhaite se joindre à la fête. Mais c’est dur quand on est nouveau de s’intégrer comme ça, et ça peut être intimidant d’aller au domicile d’un joueur qu’on ne connaît pas…

J’ai donc décidé à 17ans d’organiser ma première session.

 

Le début des Kayane Sessions : satisfaction, problèmes, l’envie de toujours grandir 

Il y avait un type d’événement auquel je rêvais de participer mais qui n’existait pas : une grosse session qui n’est pas limitée à seulement 5-10 joueurs,  capable d’accueillir des nouveaux et de les intégrer efficacement à la communauté…dans un lieu accessible (ici sur Paris).
Alors plutôt que de rêver, je me suis donné les moyens d’y arriver : j’ai organisé ça au tout début dans un loft sur Paris avec une 50aine de joueurs sur Soul Calibur 4 uniquement.
Le concept a plu tout de suite et j’ai voulu agrandir la liste des jeux pour satisfaire globalement la communauté des jeux de combat, même sur les jeux auxquels je ne jouais pas, j’ai pensé qu’ils avaient tous le droit de profiter d’un événement où ils pouvaient se rejoindre et jouer à des tarifs très abordables. (Autour de 5€) La Session a bougé dans plusieurs salles parce que le nombre de joueurs devenait de + en + important, passant de 50 à 150 joueurs…
Les premières sessions se passaient au Milk d’Opéra, donc dans un cybercafé, uniquement équipé d’écrans PC… j’avais dû acheter des câbles VGA de qualité schmurtz (merdique)  parce que ça coûtait 5€, et j’entendais les joueurs dire que le jeu était flou, j’étais très gênée et un peu honteuse de n’avoir pu acheter que cette qualité. Alors j’ai commencé à acheter des câbles VGA officiels Microsoft, mais à 4-5 fois le prix du câble schmurtz. Ça fait mal, mais la satisfaction des joueurs me faisait oublier le prix. J’avais aussi dû acheter des petits hauts parleurs pour chaque borne, parce que l’écran ne diffusait pas le son, au moins du moment qu’on entend les bruitages du jeu, ça suffit !

A chaque fin de session, je tenais à tout ranger seule, malgré l’insistance de quelques joueurs qui me voyaient ranger et voulaient m’aider. Je tenais à ce qu’ils rentrent chez eux et n’aient pas à faire ce sale travail avec moi, pour moi le joueur à mes événements doit être roi, parce que je repensais toujours à ce que moi j’aurais aimé à leur place : un événement où je ne viens qu’avec mon stick arcade, tout est déjà prêt en arrivant, je joue et passe un bon moment et puis basta.
Quand certains amis ont tenu à m’aider, j’ai difficilement pu dire non. Mais j’avais conscience qu’il me fallait un staff. « Mais à qui demander ? »

 

 Trouver des partenaires : le problème avec les éditeurs

Nous voulons faire vivre nos jeux préférés sur la durée, et il semble logique de croire qu’on puisse  s’attendre à un soutien des éditeurs, mais la réalité est toute autre.

Parce que dans la plupart des cas, les éditeurs ne s’intéressent pas à la pérennité de leurs productions, mais plutôt aux 3 mois qui suivent leur lancement.
Et c’est bien là le problème de beaucoup d’organisateurs de tournois, et le mien, puisque nous faisons des événements sur des jeux multi-joueurs qui peuvent durer longtemps, plusieurs années, mais dont les éditeurs ne veulent plus entendre parler une fois que le media planning est dépassé.

Bien sûr, ça dépend des éditeurs,  mais surtout des personnes à qui vous avez à faire. J’ai vu certains community managers dédiés et vraiment passionnés qui venaient à tous les événements communautaires pendant leur temps personnel (le week-end généralement…), malheureusement, ils se font très rares. (entre les changements de poste, la pression de la hiérarchie…)
Il y a aussi le cas des éditeurs qui payent une société pour distribuer le jeu en France et faire sa communication. Une fois que le contrat est terminé, la société n’a pas de raison de continuer à supporter le jeu, à moins que l’éditeur ne la paie pour un support long terme.

Sinon, les éditeurs sont ravis de pouvoir compter sur une main d’œuvre gratuite (les associations) pour faire des événements communautaires sympas, mais eux sont déjà passés au prochain jeu depuis longtemps.
Pourtant, au vu du beau travail qu’apportent les associations, elles devraient bénéficier de bien + que de simples goodies ou quelques jeux. Malheureusement, ce n’est pas le cas.

On entend souvent des interviews de producteurs, développeurs qui déclarent vouloir soutenir la communauté à long terme et qui souhaitent produire un jeu suffisamment bon pour être joué plusieurs années.
Mais ce sont plus souvent les services dits marketing ou commerciaux qui voient leur intérêt à court terme et qui sont les décideurs.

Faut s’avoir qu’actuellement, si on a un bon contact avec un éditeur ça ne suffit pas. Par exemple pour les jeux,  les associations et moi-même galérons avec les mêmes exemplaires de jeux qui ont déjà bien vécus, on se les prête mutuellement.  Il arrive souvent que des éditeurs me demandent de leur rendre les 5-10 exemplaires, qui servent à faire les événements communautaires. C’est très inconfortable parce que nous n’avons aucune garantie de pouvoir avoir les jeux  pour un prochain event…
Du coup, soit je finis par demander aux joueurs d’apporter leur jeu, soit il faut acheter. (parce que ça ne m’amuserait pas d’aller à la Poste après chaque event)

Il vaut mieux trouver d’autres types de partenaires et les convaincre de nous soutenir, mais ce n’est pas évident non plus quand on veut des partenariats long terme…

 

Augmenter le parc d’écrans et de consoles, le cauchemar 

J’avais ma console, mon écran que j’apportais à chaque event, mais je devais demander aux joueurs d’apporter aussi leur écran et console, sinon l’événement ne pouvait pas exister.
Certains joueurs répondaient gentiment à l’appel et apportaient leur matériel avant l’ouverture.
D’autres avaient répondu à l’appel mais n’ont pas prévenu qu’ils avaient un contretemps, me mettant franchement dans la merde parce que pour certains jeux il y avait peu de consoles prévues, donc quand il en manque une, ça se sent et les joueurs me demandaient « bah y aura pas + de bornes pour ce jeu?? On est trop là! »…comment te dire… »désolée c’est ma faute d’avoir mal prévu les choses. » et en moi je me disais « faut vraiment que je sois indépendante et ne compte plus sur les consoles des autres. »

Et dans les bornes qu’on m’a prêté, malheureusement, lorsque j’ai vu 1-2 consoles de joueurs avec  le fameux « RoD » XBOX360, et la mine dépitée du joueur qui panique et regrette d’avoir apporté sa console, j’étais dans une gêne indescriptible parce que c’est le déplacement à la session qui a produit ça + la surchauffe…
De plus, demander à Microsoft de prêter un parc de consoles n’était absolument pas une option : faut s’y prendre des mois à l’avance avec une date fixe, leurs consoles ne sont souvent pas mises à jour, pas patchées sur vos jeux et vous sont livrées souvent la veille ou quelques jours avant si vous avez du bol. Pas une option pour moi qui voulait faire des événements réguliers et les utiliser à ma convenance, et sans me presser sur la validation des dates.

Je me suis dit qu’il ne fallait plus que les joueurs apportent leur matériel : pour une meilleure logistique, installation à l’heure, et meilleur confort pour les joueurs.
Et surtout, SURTOUT, ne dépendre de personne.
C’est pourquoi j’ai acheté 20 écrans no lag, et 20 consoles. 

 

Avoir son matos ça crée aussi d’autres problèmes…qui font péter des câbles. 

La question de savoir où le stocker…mais heureusement c’est dorénavant réglé puisqu’il y a une boîte géniale avec qui je travaille qui peut m’aider pour ça!
Par contre quand j’ai acheté mon matos, la news s’est propagé entre organisateurs (souvent que je connaissais à peine) qui m’appellent ou appellent des amis qui staffent pour moi pour savoir si je pouvais prêter mon matériel pour des événements E-Sport.
Jusque-là pas de problème, j’avais même posté sur un forum que si des associations avaient besoin de matos, ils pouvaient faire appel à moi parce qu’en dehors de mes événements, mon matériel dort, et je voulais qu’il soit utile pour de bonnes causes.

 

Trop bon, trop con comme on dit.

J’ai prêté mon matériel plusieurs fois, mais il est arrivé à de trop nombreuses reprises qu’il soit sévèrement abimé ou me soit restitué de façon incomplète, et même avec un irrespect qui m’a vraiment énervé, genre « tiens ton matos, j’me casse » , parfois même malmenant mon staff. Je pense que là, à ce moment, je me suis vraiment durcie… parce que je pensais vraiment bien faire, je pensais vraiment contribuer à développer l’Esport en aidant les autres. Et qu’on me le rende comme ça, j’ai dit NON. J’ai dû apprendre à me faire respecter, et pour le faire être ferme et même parfois plutôt désagréable.

Le pire qu’on m’ait fait dernièrement, mais ce n’est pas la faute des organisateurs, ce sont des joueurs qui m’ont pourri des bornes en ajoutant leur profil sur ma console, et en supprimant mon profil volontairement qui contenait tous les patchs, persos débloqués etc qui prennent DES HEURES à faire. Et oui parce que dans des jeux comme Soul Calibur et Dead or Alive, il faut tout débloquer soi-même en faisant la campagne solo qui dure + d’1h, et d’autres modes encore.

Alors quand je vois que mon profil n’est plus…le dégoût est total.

Maintenant, je ne prête mon matériel qu’à ceux que je connais bien, aux associations qui font un très beau boulot et dont j’admire le travail et avec qui je suis partenaire…autrement, je n’ai plus envie de risquer. J’ai eu ma dose…

 

Mais une seule certitude reste : je le fais pour les joueurs qui sont aussi passionnés que moi

Le lot d’inquiétudes et de problèmes que peut avoir l’organisation est assez vite oublié une fois sur place, quand les choses se passent bien pendant l’événement, quand on voit ces joueurs qu’on a permis de regrouper pour jouer ensemble, et quand on les voit s’amuser.
Il n’y a que ça qui me stimule, me dire « ils sont contents de passer la journée à jouer avec des joueurs qui aiment les mêmes jeux qu’eux ». C’est absolument niais vous allez me dire, mais c’est aussi simple que ça.

Je ne vis pas de l’organisation d’événements, et je ne compte pas dessus pour vivre. Même les plus grosses organisations peinent à ne pas être dans le rouge.

Le prix d’inscription (que je fais le + bas possible, entre 5 et 7€ la journée pour qu’il soit accessible à tous) permet de financer la salle (le loyer sur Paris est horrible) et le matériel : écrans, consoles, jeux (parfois prêtés par les éditeurs). A chaque événement, il y a du matériel qui devient défectueux, normal j’ai acheté des consoles d’occasion pour pas avoir à payer trop cher…je perds + vite mon matos que j’en renouvelle. (Surtout dans les grosses conventions où il y a parfois des vols de manettes ou de jeux…)

 

Je vous écoute toujours 

Vous avez été nombreux à demander du Smash Bros quand il est sorti sur Wii U, et bien c’est chose faite! J’ai rajouté Smash Bros à ma liste et il est dans ma prochaine Kayane Session du 18 Janvier.
J’ai acheté 3 Wii U pendant le Black Friday d’Amazon, pour les avoir à prix sympa, et aussi les jeux Smash Bros. Vous allez me dire « mais pourquoi tu ne demandes pas aux joueurs de Smash de ramener leur console et jeu? » J’ai déjà expliqué les raisons, je préfère être indépendante. Mais ça va être difficile de l’être vraiment sur Smash pour le moment, le temps de me constituer un parc de Wii U et de Smash qui tienne la route.

 

On me rétorque « t’es connue toi, c’est facile pour toi d’avoir des consoles et des jeux ».

Non, il n’y a de simplification que lorsqu’il s’agit de promouvoir l’événement.  Et quand bien même, faut pas rêver, un Microsoft, Sony ou Nintendo ne filera jamais 5-10 consoles. Pas même une réduction pour achat en lots pour organiser des événements sur leur plate-forme.

Vous savez, je préfère m’acheter une console et le jeu que d’avoir à entendre un long discours comme « Kayane, faut vraiment qu’on travaille ensemble, on peut te fournir du matos blabla et faire un super event blabla, on veut être dans tes sessions blabla ». Et quand je me dis que ça me simplifierait peut-être la vie et que je veux aller plus loin dans la discussion et qu’on me demande : « Il nous faut un dossier de ton event, et surtout ce que ça représente en terme de stats : la visibilité online et offline etc… » pour voir si c’est rentable en gros.
Je fais un événement par passion et on me parle de rentabilité, de stats et tout ça…bien sûr qu’il m’en faudrait un de dossier, je me dis à chaque fois qu’il faut en faire un…mais je n’ai à ce jour toujours pas eu l’envie de le faire, parce que je pensais déjà aux RDV où on me demanderait des comptes, combien mon event a généré en visibilité…et que c’est une tournure qui me fait peur.
Alors, imaginez pour une petite association ou organisateur qui n’a toujours pas fait d’événement, mais souhaite vraiment changer les choses et faire vivre la communauté dans sa région (on m’envoie souvent des messages pour me demander comment faire) et qui cherche du soutien… la galère que c’est.
Quand je me déplace pour des animations dans des régions hors de Paris et que je donne des lots aux associations pour les aider un peu et faire plaisir à leurs joueurs, on me dit « C’est génial !!!!! On n’a jamais eu ça, ça va faire plaisir à nos joueurs !!! » . C’est là que je me dis que c’est déjà galère pour moi, mais je n’imagine pas pour les assos en région, et les voir se réjouir  pour des choses qui me semblaient « pas grand-chose », c’était une joie immense sur le moment, mais une certaine tristesse aussi de se dire qu’ils font un travail formidable et peinent à trouver des partenaires…

 
Pour finir…

Encore un long pavé, mais maintenant vous saurez une partie de mon quotidien d’organisatrice d’événements depuis 6ans, et c’est aussi le quotidien de bon nombre d’associations, organisateurs qui cherchent à faire vivre leurs jeux préférés et leur communauté.

Malheureusement on doit aussi faire face à bon nombre de gens toujours mécontents et qui peuvent nous déprimer et nous énerver.
Quand j’ai dépensé + de 700€ pour pouvoir mettre du Smash Bros et que je lis « Et Killer Instinct ? »
Qu’à force d’entendre des « PFFF, tout est TOUJOURS SUR PARIS!!! », que je bouge ma session à Nantes, et qu’on me dit « Et Lille ? Et Toulouse ? Et Strasbourg? Et…. » ben ça me fait pas très plaisir de lire les plaintes…même si je peux comprendre la frustration. Je fais vraiment avec les moyens que j’ai.

Mais si vous voulez vraiment faire bouger les choses près de chez vous, je pense qu’il n’y a pas d’autre moyen que de vous y mettre malgré les difficultés, et ne pas compter sur les autres pour le faire !

Je remercie mon staff et l’association Republic of Fighters qui m’aident pour l’organisation de mes événements. Sans eux, ce serait impossible.
J’en profite pour dire que j’avais fait une petite annonce récemment sur Twitter informer que je recherchais du staff pour mener à bien mes projets d’événements et j’ai reçu des mails très positifs de passionnés ! Ca fait vraiment plaisir, j’ai été très touchée de lire vos messages ! Je n’ai pas eu le temps de répondre à tous.

Je dois faire une annonce complète sur mon site avec un descriptif de ce dont j’ai besoin + précisément pour mes projets 2015. Ca viendra dans la semaine prochaine, après la Kayane Session du 18 Janvier !
Donc si vous avez envie de vous joindre à l’aventure, tenez-vous prêts !

 

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